Un dossier de mariage en PDF rassemble en un seul document les informations utiles à un intervenant : couverture, déroulé, plan de salle, liste des invités et placement, régimes alimentaires, contacts et consignes. Il se génère en fin de préparation, se personnalise selon le destinataire et reste confidentiel. Il complète l’espace en ligne mais ne le remplace pas.
En bref
- Un PDF par destinataire : ce que voit le traiteur n’est pas ce que voit le photographe.
- Datez-le : un PDF périmé est dangereux.
- Gardez un bon format imprimable, car certains prestataires l’impriment.
- La version en ligne reste la référence.
À quoi sert un dossier PDF ?
Le jour J, le réseau est parfois mauvais, le prestataire est sur le terrain et n’a pas le temps de naviguer dans une application. Un PDF s’imprime, se glisse dans une pochette et se consulte hors ligne. C’est aussi un moyen simple de transmettre un état précis à une date donnée.
Le contenu recommandé
- Une page de couverture : noms des mariés, date, lieu, identité de l’organisateur.
- Le déroulé : heures, durées, responsables, consignes.
- Le plan de salle : image du plan avec tables et équipements.
- La liste des invités et le placement, avec régimes (pour le traiteur).
- Les contacts utiles : prestataires, référents sur place.
- Les consignes particulières : musique, photos souhaitées, demandes spécifiques.
- Une page de fin avec la mention de confidentialité.
Adapter le dossier au destinataire
Dans Eventelio, le dossier PDF est généré à partir des informations de l’événement et s’adapte au destinataire (le client, l’organisateur ou un prestataire) selon les droits accordés : un prestataire ne voit que les rubriques autorisées. Le modèle est personnalisable : en-tête, pied de page, mentions, couleurs, taille de police, présence de la couverture, du plan, de la liste des invités et de la page de fin. La mention « Document confidentiel destiné aux intervenants de l’événement » figure par défaut.
Les bonnes pratiques
- Datez le document et indiquez le numéro de version.
- Ne diffusez pas les données personnelles au-delà de ce qui est nécessaire (téléphone des mariés, adresses des invités).
- Prévenez en cas de modification importante.
- Préférez un accès sécurisé aux pièces jointes massivement diffusées.
Pour la protection des données, vous pouvez vous référer aux recommandations de la CNIL, notamment si vous collectez des informations sur les régimes alimentaires, qui peuvent révéler des convictions religieuses ou des problèmes de santé.
Quand générer le dossier ?
Une première version sert de base de travail quelques semaines avant l’événement ; une version finale part juste après le verrouillage du programme (voir cet article). Cela évite d’envoyer cinq versions différentes aux prestataires.
Pour une agence
Pour une agence ou un réseau, le dossier est un vecteur d’image : couverture à votre nom, couleurs, mention. Voir la page pour les agences et l’article marque blanche. Et pour tester, l’inscription ; pour comparer les formules, les tarifs.
Questions fréquentes
Le PDF remplace-t-il l’espace en ligne ?
Non, il en est une photographie à un instant donné. En cas de doute, la version en ligne fait foi.
Qui reçoit le dossier ?
Chaque intervenant reçoit sa version : client, organisateur ou prestataire selon ses droits.
Peut-on ajouter son logo ?
Oui, le modèle du dossier est personnalisable (logo, couleurs, textes d’en-tête et de pied de page).
Le PDF est-il adapté à l’impression ?
Il est conçu en pages, avec numérotation, ce qui facilite l’impression en noir et blanc comme en couleurs.