Eventelio pour les wedding planners
Eventelio est un logiciel de préparation partagée pour wedding planners : un événement, un espace pour les mariés et un accès limité par prestataire, avec le même déroulé, les mêmes plans et une messagerie par mariage. Chacun ne voit que ce qui le concerne. Eventelio complète votre outil de devis et de facturation, il ne le remplace pas. Gratuit pour 2 événements actifs, essai de 30 jours sans carte bancaire.
Le traiteur a le plan de la semaine dernière, le photographe l’ancien horaire, le DJ une liste d’invités qui n’est plus à jour. À force de relayer l’information par e-mail, par message et par téléphone, des erreurs se glissent. C’est un problème classique de la coordination : sans une seule chronologie de référence, chacun travaille sur sa propre version le jour J.
Rendez-vous, validations, essais, visites techniques, échéances : sans liste claire par mariage, une échéance oubliée peut coûter cher, et vous la détectez en général trop tard. Quand vous menez plusieurs mariages en parallèle, le tableur devient lui-même une source d’erreurs.
Sans visibilité sur l’avancement, les mariés vous sollicitent à toute heure pour savoir ce qui est fait, ce qui reste à décider et ce que vous attendez d’eux. Chaque message est légitime ; l’ensemble est épuisant.
Un invité de plus, une table déplacée, un horaire décalé : qui l’a décidé, quand, et le traiteur est-il au courant ? Sans historique, la discussion se fait dans l’urgence.
En pratique
Avec Eventelio
Un accès par prestataire. Chacun a son espace, avec ses informations, ses contacts et ses consignes, rien de plus.
Les étapes du projet avec échéances, et des rappels automatiques par e-mail aux mariés.
Un déroulé unique et son historique. Plus de discussion sur « qui avait dit quoi ».
Une messagerie par événement, au lieu de boîtes e-mail dispersées.
Invités, régimes et plan de table au même endroit, que le traiteur consulte directement.
Un assistant IA pour vos mariés. Ils branchent leur propre assistant (ChatGPT, Claude ou Le Chat) pour être guidés et remplir leur espace ; vous relisez et validez. Chaque action de l’IA est journalisée et annulable.
Dans l’outil
Captures de la démonstration d’Eventelio : mariage, lieux et noms fictifs.
Démonstration
Le mariage fictif « Kevin & Trecy » de la démonstration d’Eventelio réunit sept intervenants fictifs : photographe, vidéaste, traiteur, lieu, wedding planner, décorateur et pâtissière. Tous les noms et toutes les données sont inventés. Chacun se connecte à son propre espace : la pâtissière, qui n’a besoin que du déroulé, des lieux et du repas, ne voit que cela ; le couple suit l’avancement des quinze étapes du projet ; tous partagent le même déroulé de vingt-deux moments, dont l’un a été ajouté par le photographe depuis son espace (« Photos des tables », 21 h). Dans le plan, le grand salon accueille 13 tables et 132 places pour 117 invités attendus.
En toute transparence
| Vous voulez… | Eventelio |
|---|---|
| Partager un même déroulé avec tous les prestataires, avec historique | Oui |
| Limiter ce que voit chaque prestataire | Oui, droit par droit |
| Tenir invités, régimes, plan de table et plan de salle 2D/3D | Oui |
| Une messagerie par mariage entre mariés et prestataires | Oui |
| Suivre les étapes du projet avec échéances et rappels | Oui, modèle à adapter |
| Établir devis, contrats, signature, facture | Non : gardez votre outil de gestion commerciale |
| Encaisser les paiements de vos clients | Non |
| Budget détaillé poste par poste | Non |
| Recalculer automatiquement le déroulé quand un horaire bouge | Pas encore (à l’étude) |
L’ordre de grandeur à retenir : Eventelio prépare et coordonne l’événement, il ne gère pas la partie commerciale de votre activité. Pour les devis et la facturation, gardez ou choisissez un logiciel de gestion commerciale : Eventelio se branche sur votre façon de travailler comme un complément.
Tarifs
Chaque nouveau compte profite de 30 jours d’essai avec les droits Pro, sans carte bancaire. Détail : Tarifs.
Non. Vous décidez de ce que chaque prestataire voit : le traiteur n’a pas besoin du budget du photographe. Chaque accès est limité à l’événement et aux informations qui le concernent, et les prix, acomptes et notes internes ne sont jamais visibles des prestataires.
Vous choisissez la date de verrouillage (12, 24, 48 ou 72 heures avant, ou une date précise). Passé ce délai, les modifications en ligne sont fermées ; vous pouvez toujours rouvrir ou modifier vous-même, et le client est prévenu avant le verrouillage.
Oui. Chaque événement a son espace, ses invités, son déroulé et sa messagerie. Le nombre d’événements actifs est de 2 en formule Gratuit, illimité à partir de Premium.
Non. Les événements, clients et prestataires de votre compte ne sont accessibles qu’à vous et aux personnes que vous invitez.
Non. Un prestataire invité accède gratuitement à l’événement pour lequel vous l’invitez. Un compte organisateur n’est utile que pour gérer ses propres clients.
Pour le suivi du déroulé, des invités et du plan, oui : c’est la même information, partagée et historisée. Pour une comptabilité ou un suivi commercial en tableur, non. Un tableur suffit tant que vous gérez peu de mariages avec peu d’intervenants ; l’intérêt d’un outil partagé apparaît quand les versions se multiplient et que plusieurs prestataires doivent travailler sur la même.
Créez votre compte en quelques minutes : 30 jours d’essai, sans carte bancaire, sans engagement.