Pour limiter les modifications de dernière minute, fixez une date limite (par exemple 24 à 72 heures avant l’événement), annoncez-la dès le début, envoyez des rappels, puis centralisez les changements tardifs par un seul interlocuteur. Un historique de qui a modifié quoi évite les malentendus entre le couple et les prestataires.
En bref
- Une échéance claire protège les prestataires et rassure les clients.
- Les rappels automatiques évitent les oublis.
- Après l’échéance, les changements passent par téléphone, à un seul interlocuteur.
- L’historique sert de preuve en cas de désaccord.
Pourquoi les changements tardifs sont un problème
La veille d’un mariage, le DJ prépare ses fichiers, le traiteur finalise ses commandes, le lieu prépare l’implantation. Un changement tardif (heure du repas, liste des invités, morceau) peut obliger chacun à retravailler. Plus la modification est tardive, plus elle coûte, et le risque d’erreur augmente.
Fixer une échéance de modification
Dans Eventelio, le programme (musiques, déroulé, plan) peut être verrouillé à une échéance choisie : 12, 24 (par défaut), 48 ou 72 heures avant, à une date et une heure personnalisées, ou jamais. Une fois verrouillé, le client ne peut plus modifier en ligne ; l’organisateur garde la main et peut rouvrir si nécessaire. Le choix de l’échéance dépend de votre métier : un traiteur aura besoin d’un délai plus long qu’un DJ.
Prévenir à l’avance
Un verrouillage accepté est un verrouillage annoncé. Mentionnez-le dans le devis ou le premier message, puis reprenez-le dans l’espace client. Les rappels automatiques d’Eventelio vont dans ce sens : à J-30 si la playlist n’est pas renseignée, à J-7 si la préparation est incomplète, la veille du verrouillage et au moment du verrouillage. Le message final précise que, pour une modification de dernière minute, il faut contacter l’organisateur par téléphone.
Accepter les vrais imprévus
Un verrouillage n’est pas une punition. Un décès, une maladie, un invité de dernière minute : certains changements sont inévitables. Prévoyez une procédure : un appel, un message au référent, un accord écrit de la part de la personne qui modifie et une confirmation aux prestataires concernés. Dans l’outil, l’organisateur peut rouvrir temporairement l’événement.
Garder l’historique
Chaque modification importante est enregistrée avec son auteur, sa date, la valeur d’origine et la nouvelle valeur. Cela permet de retrouver « qui a changé l’heure du gâteau ? » sans dispute. Même les modifications faites par un assistant IA connecté sont journalisées (voir la sécurité de l’assistant IA).
Communiquer les changements aux prestataires
Quand un changement passe, il doit arriver à tous ceux qu’il touche : traiteur, DJ, photographe, lieu. Une messagerie partagée et un dossier PDF mis à jour évitent les versions contradictoires (voir la coordination des prestataires et le dossier PDF).
Pour les agences et les équipes
Pour un DJ, la question de la date limite se pose dès le questionnaire : c’est la question 39 du questionnaire de préparation DJ. Dans une agence, plusieurs chefs de projet gèrent plusieurs événements. Une règle commune de verrouillage et un historique homogène facilitent les relais et les remplacements. Voir la page agences, les fonctionnalités, les tarifs et l’inscription.
Questions fréquentes
Quel délai de verrouillage choisir ?
24 heures est un bon point de départ pour un DJ ; un traiteur choisira 48 ou 72 heures selon ses approvisionnements.
Peut-on déverrouiller ?
Oui, l’organisateur garde toujours la main et peut rouvrir.
Le client est-il prévenu ?
Oui, par des e-mails de rappel avant l’échéance et au moment du verrouillage.
Que faire d’une demande après le verrouillage ?
Prendre l’appel, évaluer la faisabilité, puis modifier soi-même et prévenir les autres prestataires.