Un lieu de réception prépare chaque événement avec une check-list en trois temps : une fiche pratique et un plan à jour avant la visite, un échange précis avec le client et ses prestataires avant l’événement, puis un contrôle de la salle la veille et le jour même. Un lieu qui répond à l’avance aux questions récurrentes gagne du temps à chaque réservation.
En bref
- La fiche pratique répond aux 15 questions que l’on vous pose à chaque visite.
- Un plan coté et réutilisable évite de redessiner la salle pour chaque client.
- Les prestataires ont besoin d’horaires et d’accès, pas du contrat.
- Le contrôle de la veille vaut plus que cent mails.
Avant la visite : la fiche pratique
- Capacités selon les configurations (repas assis, avec piste, cocktail).
- Horaires d’accès, de fin de musique et de restitution des lieux.
- Règles de bruit, de feu, de décoration, de stationnement.
- Cuisine : équipements disponibles, accès livraison.
- Électricité : prises, puissance, emplacements pour la sono.
- Mobilier et vaisselle inclus ou en option.
- Accessibilité (rampes, ascenseur, places adaptées).
- Hébergement sur place ou à proximité.
C’est la liste que les futurs mariés ont en tête : voir les critères pour choisir sa salle.
Avant la visite : le plan de la salle
Un plan coté (portes, fenêtres, poteaux, estrade, cuisine, sanitaires, escaliers) évite de remesurer à chaque visite. Dans Eventelio, le plan de votre lieu peut être modélisé en 2D et 3D et rangé dans la bibliothèque de lieux ; le propriétaire ou le régisseur peut corriger lui-même les cotes et les infos pratiques depuis un accès dédié, et l’organisateur est prévenu à chaque mise à jour. Lisez l’article plan de salle 3D.
Après la signature : les informations à recueillir
- Date, horaires souhaités, nombre d’invités prévu.
- Prestataires prévus (traiteur, DJ, photographe, décorateur) et leurs contacts.
- Besoins techniques particuliers (scène, projection, chapiteau, groupe électrogène).
- Plan de salle souhaité et plan de table.
- Contact du référent sur place le jour J.
Un mois avant : coordonner
Envoyez aux prestataires les informations pratiques (adresse, horaires d’arrivée, accès livraison, point de rendez-vous), demandez-leur leurs besoins (électricité, espace), et vérifiez que le plan d’implantation correspond au mobilier disponible. La page coordination des prestataires détaille la méthode.
La veille : le contrôle de la salle
- Propreté, éclairage, chauffage ou climatisation.
- Mobilier en nombre, plan d’implantation affiché.
- Issues de secours dégagées, extincteurs accessibles.
- Accès livraison libre, stationnement balisé.
- Toilettes, vestiaire, signalétique.
Le jour J : le rôle du référent du lieu
Un référent identifié accueille les prestataires, connaît le déroulé et reste joignable. Il évite que le traiteur, le DJ et le décorateur se gênent mutuellement lors de l’installation. Il fait aussi respecter les horaires de fin.
Après l’événement
État des lieux, retour d’expérience avec le client, notes pour la fois suivante (ce qui a bien fonctionné, ce qui a gêné). Si le client est satisfait, il pourra naturellement vous recommander, sans que vous n’ayez à solliciter de faux avis.
Ce qu’Eventelio apporte à un lieu
Un plan 2D/3D réutilisable, un accès propriétaire, des accès limités pour les prestataires, un dossier PDF, une messagerie par événement. Voir la page pour les lieux, les fonctionnalités, les tarifs et l’inscription.
Questions fréquentes
Que doit contenir la fiche pratique d’un lieu ?
Capacités, horaires, règles, cuisine, électricité, mobilier, accessibilité et hébergement.
À quelle fréquence mettre le plan à jour ?
À chaque travaux ou changement de mobilier ; conservez l’historique pour savoir ce qui a évolué.
Faut-il montrer le plan aux prestataires ?
Oui, ceux qui s’installent dans la salle (traiteur, DJ, décorateur) en ont besoin.