eventelio
Modèle d’information des invités
Annexe D de l’accord de traitement des données. Ces textes sont des modèles : l’organisateur, responsable des données de ses invités, les adapte à sa situation (les mentions entre crochets sont à compléter) puis les transmet aux personnes concernées, par exemple avec le lien « Trouver ma place » ou le message d’invitation.
1. Mention d’information des invités
Vos données pour l’organisation de (Vous : nom de l’événement)
Qui est responsable ? (Vous : nom de la structure, adresse, e-mail de contact).
Pourquoi ? Pour organiser l’événement : liste des invités, réponses, placement à table, accueil le jour J, repas et, si vous nous les communiquez, vos allergies ou votre régime.
Sur quelle base ? Notre intérêt légitime à organiser l’événement pour (Vous : les mariés / notre client). Pour vos allergies et votre régime, qui peuvent révéler des informations sur votre santé ou vos convictions : votre consentement explicite, que vous pouvez retirer à tout moment.
Quelles données ? Prénom, nom, groupe d’invités, adulte ou enfant, réponse à l’invitation, table, arrivée le jour J, et éventuellement allergies, régime et une courte précision.
D’où viennent-elles ? (Vous : de vous-même / des mariés / de notre client).
Qui y a accès ? (Vous : notre équipe), (les mariés / notre client), et les prestataires de l’événement pour ce qui les concerne (par exemple le traiteur pour les allergies et régimes). Nos données sont hébergées en France par notre prestataire Eventelio (service édité par Kévin Moniaux EI, nom commercial Le Bon Contact), qui agit pour notre compte.
« Trouver ma place » si vous recevez ce lien, toute personne qui le possède peut retrouver la table d’un invité en tapant son nom. Seuls le prénom, l’initiale du nom, la table et les voisins de table s’affichent, jamais les allergies, les régimes ou l’âge. Le lien est désactivé 30 jours après l’événement.
Accueil le jour J (Vous : supprimer si sans objet) votre arrivée peut être enregistrée en scannant un QR code personnel.
Photos (Vous : supprimer si sans objet) les photos de l’événement peuvent être partagées dans une galerie hébergée par (Vous : Google Drive / autre service). Avant de les afficher, la page vous prévient qu’elles sont chargées depuis ce service. La page de galerie est désactivée un an après l’événement.
Assistant d’IA (Vous : choisir une phrase) « Nous n’utilisons pas d’assistant d’intelligence artificielle relié à ces données. » / « Nous ou nos clients pouvons relier notre propre assistant d’intelligence artificielle (par exemple ChatGPT, Claude ou Le Chat) pour préparer l’événement. Il peut accéder à la liste des invités, des tables et au plan, mais pas à vos allergies, à votre régime ni aux notes vous concernant (Vous : supprimer cette fin de phrase si vous avez inclus ces données). Certains de ces services sont établis hors de l’Union européenne, notamment aux États-Unis. Il ne peut pas vous écrire lui-même : tout message est relu et envoyé par une personne. »
Combien de temps ? Vos allergies et votre régime sont supprimés automatiquement six mois après l’événement. Les autres données sont conservées (Vous : durée), puis supprimées.
Vos droits : accès, rectification, effacement, limitation, opposition, et retrait de votre consentement pour les allergies et le régime, en écrivant à (Vous : e-mail). Vous pouvez saisir la CNIL (www.cnil.fr).
2. Recueil du consentement pour les allergies et régimes
À placer à côté de la question sur les allergies, dans une case distincte, jamais cochée d’avance :
J’accepte que mes allergies, intolérances et mon régime alimentaire soient enregistrés et transmis au traiteur et à l’organisateur de l’événement, uniquement pour préparer mon repas. Ces informations seront supprimées six mois après l’événement. Je peux retirer mon accord à tout moment en écrivant à (Vous : e-mail) ; mes autres réponses ne sont pas concernées.
Pour un enfant :
En tant que parent ou titulaire de l’autorité parentale de (prénom), j’accepte que ses allergies et son régime soient enregistrés aux mêmes conditions.
Ce modèle ne remplace pas un conseil juridique. Eventelio ne le complète ni ne le diffuse à votre place.