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Muster zur Information der Gäste
Anhang D der Vereinbarung zur Datenverarbeitung. Diese Texte sind Muster : Der Veranstalter, der für die Daten seiner Gäste verantwortlich ist, passt sie an seine Situation an (die Angaben in eckigen Klammern sind zu ergänzen) und gibt sie dann an die betroffenen Personen weiter, zum Beispiel mit dem Link „Meinen Platz finden“ oder in der Einladungsnachricht.
1. Informationshinweis für die Gäste
Ihre Daten für die Organisation von (Sie: Name der Veranstaltung)
Wer ist verantwortlich? (Sie: Name der Organisation, Adresse, Kontakt-E-Mail).
Wozu? Zur Organisation der Veranstaltung: Gästeliste, Antworten, Tischplatzierung, Empfang am Veranstaltungstag, Mahlzeiten und, falls Sie sie uns mitteilen, Ihre Allergien oder Ihre Ernährungsweise.
Auf welcher Grundlage? Unser berechtigtes Interesse, die Veranstaltung für (Sie: das Brautpaar / unseren Kunden) zu organisieren. Für Ihre Allergien und Ihre Ernährungsweise, die Informationen über Ihre Gesundheit oder Ihre Überzeugungen offenbaren können: Ihre ausdrückliche Einwilligung, die Sie jederzeit widerrufen können.
Welche Daten? Vorname, Name, Gästegruppe, Erwachsener oder Kind, Antwort auf die Einladung, Tisch, Ankunft am Veranstaltungstag und gegebenenfalls Allergien, Ernährungsweise und eine kurze Präzisierung.
Woher stammen sie? (Sie: von Ihnen selbst / vom Brautpaar / von unserem Kunden).
Wer hat Zugriff? (Sie: unser Team), (das Brautpaar / unser Kunde) und die Dienstleister der Veranstaltung, soweit es sie betrifft (zum Beispiel der Caterer für Allergien und Ernährungsweisen). Unsere Daten werden in Frankreich von unserem Dienstleister Eventelio gehostet (ein Dienst von Kévin Moniaux EI, Handelsname Le Bon Contact), der in unserem Auftrag handelt.
„Meinen Platz finden“ wenn Sie diesen Link erhalten, kann jede Person, die ihn besitzt, den Tisch eines Gastes durch Eingabe seines Namens finden. Es werden nur Vorname, Anfangsbuchstabe des Nachnamens, Tisch und Tischnachbarn angezeigt, nie Allergien, Ernährungsweisen oder Alter. Der Link wird 30 Tage nach der Veranstaltung deaktiviert.
Empfang am Veranstaltungstag (Sie: löschen, falls nicht zutreffend) Ihre Ankunft kann durch Scannen eines persönlichen QR-Codes erfasst werden.
Fotos (Sie: löschen, falls nicht zutreffend) Die Fotos der Veranstaltung können in einer von (Sie: Google Drive / anderer Dienst) gehosteten Galerie geteilt werden. Bevor sie angezeigt werden, weist die Seite Sie darauf hin, dass sie von diesem Dienst geladen werden. Die Galerieseite wird ein Jahr nach der Veranstaltung deaktiviert.
KI-Assistent (Sie: einen Satz wählen) „Wir verwenden keinen mit diesen Daten verbundenen KI-Assistenten.“ / „Wir oder unsere Kunden können unseren eigenen KI-Assistenten (zum Beispiel ChatGPT, Claude oder Le Chat) anbinden, um die Veranstaltung vorzubereiten. Er kann auf die Gästeliste, die Tische und den Plan zugreifen, aber nicht auf Ihre Allergien, Ihre Ernährungsweise oder die Notizen zu Ihrer Person (Sie: dieses Satzende löschen, wenn Sie diese Daten einbezogen haben). Einige dieser Dienste sind außerhalb der Europäischen Union ansässig, insbesondere in den Vereinigten Staaten. Er kann Ihnen nicht selbst schreiben: Jede Nachricht wird von einer Person geprüft und gesendet.“
Wie lange? Ihre Allergien und Ihre Ernährungsweise werden sechs Monate nach der Veranstaltung automatisch gelöscht. Die anderen Daten werden (Sie: Dauer) aufbewahrt und dann gelöscht.
Ihre Rechte: Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch und Widerruf Ihrer Einwilligung zu Allergien und Ernährungsweise, durch ein Schreiben an (Sie: E-Mail). Sie können sich an die CNIL (www.cnil.fr) wenden.
2. Einholung der Einwilligung für Allergien und Ernährungsformen
Neben der Frage zu den Allergien zu platzieren, in einem separaten Kästchen, niemals vorangekreuzt:
Ich bin einverstanden, dass meine Allergien, Unverträglichkeiten und meine Ernährungsweise gespeichert und an den Caterer und den Veranstalter der Veranstaltung übermittelt werden, ausschließlich zur Zubereitung meiner Mahlzeit. Diese Angaben werden sechs Monate nach der Veranstaltung gelöscht. Ich kann meine Zustimmung jederzeit durch ein Schreiben an (Sie: E-Mail) widerrufen; meine anderen Antworten sind davon nicht betroffen.
Für ein Kind:
Als Elternteil oder Inhaber der elterlichen Sorge für (Vorname) bin ich einverstanden, dass seine/ihre Allergien und Ernährungsweise zu denselben Bedingungen gespeichert werden.
Dieses Muster ersetzt keine Rechtsberatung. Eventelio ergänzt oder verbreitet es nicht an Ihrer Stelle.