eventelio
Modello di informativa agli invitati
Allegato D dell’accordo sul trattamento dei dati. Questi testi sono dei modelli : l’organizzatore, responsabile dei dati dei suoi invitati, li adatta alla propria situazione (le diciture tra parentesi quadre vanno completate) poi li trasmette alle persone interessate, ad esempio con il link «Trova il mio posto» o il messaggio d’invito.
1. Informativa agli invitati
I vostri dati per l’organizzazione di (Voi: nome dell’evento)
Chi è il responsabile? (Voi: nome della struttura, indirizzo, e-mail di contatto).
Perché? Per organizzare l’evento: lista degli invitati, risposte, disposizione ai tavoli, accoglienza il grande giorno, pasti e, se ce li comunicate, le vostre allergie o il vostro regime.
Su quale base? Il nostro interesse legittimo a organizzare l’evento per (Voi: gli sposi / il nostro cliente). Per le vostre allergie e il vostro regime, che possono rivelare informazioni sulla vostra salute o sulle vostre convinzioni: il vostro consenso esplicito, che potete ritirare in qualsiasi momento.
Quali dati? Nome, cognome, gruppo di invitati, adulto o bambino, risposta all’invito, tavolo, arrivo il grande giorno e, eventualmente, allergie, regime e una breve precisazione.
Da dove provengono? (Voi: da voi stessi / dagli sposi / dal nostro cliente).
Chi vi ha accesso? (Voi: il nostro team), (gli sposi / il nostro cliente) e i fornitori dell’evento per quanto li riguarda (ad esempio il catering per allergie e diete). I nostri dati sono ospitati in Francia dal nostro fornitore Eventelio (servizio edito da Kévin Moniaux EI, nome commerciale Le Bon Contact), che agisce per nostro conto.
«Trovare il mio posto» se ricevete questo link, chiunque lo possieda può ritrovare il tavolo di un invitato digitandone il nome. Vengono mostrati solo il nome, l’iniziale del cognome, il tavolo e i vicini di tavolo, mai le allergie, le diete o l’età. Il link viene disattivato 30 giorni dopo l’evento.
Accoglienza il grande giorno (Voi: eliminare se non pertinente) il vostro arrivo può essere registrato scansionando un codice QR personale.
Foto (Voi: eliminare se non pertinente) le foto dell’evento possono essere condivise in una galleria ospitata da (Voi: Google Drive / altro servizio). Prima di mostrarle, la pagina vi avvisa che vengono caricate da questo servizio. La pagina della galleria viene disattivata un anno dopo l’evento.
Assistente IA (Voi: scegliere una frase) «Non utilizziamo alcun assistente di intelligenza artificiale collegato a questi dati.» / «Noi o i nostri clienti possiamo collegare il nostro assistente di intelligenza artificiale (ad esempio ChatGPT, Claude o Le Chat) per preparare l’evento. Può accedere alla lista degli invitati, dei tavoli e alla planimetria, ma non alle vostre allergie, al vostro regime né alle note che vi riguardano (Voi: eliminare questa parte finale della frase se avete incluso questi dati). Alcuni di questi servizi sono stabiliti fuori dall’Unione europea, in particolare negli Stati Uniti. Non può scrivervi da solo: ogni messaggio è riletto e inviato da una persona.»
Per quanto tempo? Le vostre allergie e il vostro regime vengono eliminati automaticamente sei mesi dopo l’evento. Gli altri dati sono conservati (Voi: durata), poi eliminati.
I Suoi diritti: accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione e ritiro del consenso per allergie e regime, scrivendo a (Voi: e-mail). Potete rivolgervi alla CNIL (www.cnil.fr).
2. Raccolta del consenso per allergie e regimi alimentari
Da collocare accanto alla domanda sulle allergie, in una casella distinta, mai preselezionata:
Accetto che le mie allergie, intolleranze e il mio regime alimentare siano registrati e trasmessi al catering e all’organizzatore dell’evento, unicamente per preparare il mio pasto. Queste informazioni saranno eliminate sei mesi dopo l’evento. Posso ritirare il mio consenso in qualsiasi momento scrivendo a (Voi: e-mail); le mie altre risposte non sono interessate.
Per un bambino:
In qualità di genitore o titolare della responsabilità genitoriale di (nome), accetto che le sue allergie e il suo regime siano registrati alle stesse condizioni.
Questo modello non sostituisce una consulenza legale. Eventelio non lo completa né lo diffonde al posto Suo.