eventelio
Sjabloon voor informatie aan gasten
Bijlage D van de verwerkersovereenkomst. Deze teksten zijn sjablonen : de organisator, verantwoordelijke voor de gegevens van zijn gasten, past ze aan zijn situatie aan (de vermeldingen tussen haken moeten worden aangevuld) en geeft ze daarna door aan de betrokken personen, bijvoorbeeld met de link ‘Zoek mijn plaats’ of het uitnodigingsbericht.
1. Informatievermelding voor gasten
Uw gegevens voor de organisatie van (U: naam van het evenement)
Wie is verantwoordelijk? (U: naam van de organisatie, adres, contact-e-mail).
Waarom? Om het evenement te organiseren: gastenlijst, antwoorden, tafelschikking, onthaal op de grote dag, maaltijden en, als u ze ons meedeelt, uw allergieën of uw dieet.
Op welke grondslag? Ons gerechtvaardigd belang om het evenement te organiseren voor (U: het bruidspaar / onze klant). Voor uw allergieën en uw dieet, die informatie over uw gezondheid of uw overtuigingen kunnen onthullen: uw uitdrukkelijke toestemming, die u op elk moment kunt intrekken.
Welke gegevens? Voornaam, naam, gastengroep, volwassene of kind, antwoord op de uitnodiging, tafel, aankomst op de grote dag, en eventueel allergieën, dieet en een korte toelichting.
Waar komen ze vandaan? (U: van uzelf / van het bruidspaar / van onze klant).
Wie heeft toegang? (U: ons team), (het bruidspaar / onze klant), en de leveranciers van het evenement voor wat hen betreft (bijvoorbeeld de cateraar voor allergieën en diëten). Onze gegevens worden in Frankrijk gehost door onze dienstverlener Eventelio (dienst uitgegeven door Kévin Moniaux EI, handelsnaam Le Bon Contact), die voor onze rekening handelt.
„Mijn plaats vinden” als u deze link ontvangt, kan iedereen die hem bezit de tafel van een gast terugvinden door zijn naam te typen. Alleen de voornaam, de initiaal van de achternaam, de tafel en de tafelgenoten worden getoond, nooit allergieën, diëten of leeftijd. De link wordt 30 dagen na het evenement uitgeschakeld.
Onthaal op de grote dag (U: verwijderen indien niet van toepassing) uw aankomst kan worden geregistreerd door een persoonlijke QR-code te scannen.
Foto’s (U: verwijderen indien niet van toepassing) de foto’s van het evenement kunnen worden gedeeld in een galerij gehost door (U: Google Drive / andere dienst). Voordat ze worden getoond, waarschuwt de pagina u dat ze vanuit deze dienst worden geladen. De galerijpagina wordt een jaar na het evenement uitgeschakeld.
AI-assistent (U: kies een zin) „Wij gebruiken geen assistent met kunstmatige intelligentie die aan deze gegevens is gekoppeld.” / „Wij of onze klanten kunnen onze eigen assistent met kunstmatige intelligentie (bijvoorbeeld ChatGPT, Claude of Le Chat) koppelen om het evenement voor te bereiden. Hij kan toegang krijgen tot de gastenlijst, de tafels en de plattegrond, maar niet tot uw allergieën, uw dieet of de notities die u betreffen (U: dit zinseinde verwijderen als u deze gegevens hebt opgenomen). Sommige van deze diensten zijn gevestigd buiten de Europese Unie, met name in de Verenigde Staten. Hij kan u niet zelf schrijven: elk bericht wordt door een persoon nagelezen en verzonden.”
Hoe lang? Uw allergieën en uw dieet worden zes maanden na het evenement automatisch verwijderd. De andere gegevens worden (U: duur) bewaard en daarna verwijderd.
Uw rechten: inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, bezwaar en intrekking van uw toestemming voor de allergieën en het dieet, door te schrijven naar (U: e-mail). U kunt zich wenden tot de CNIL (www.cnil.fr).
2. Verzamelen van toestemming voor allergieën en diëten
Te plaatsen naast de vraag over de allergieën, in een apart vakje, nooit vooraf aangevinkt:
Ik ga ermee akkoord dat mijn allergieën, intoleranties en mijn dieet worden geregistreerd en doorgegeven aan de cateraar en de organisator van het evenement, uitsluitend om mijn maaltijd voor te bereiden. Deze informatie wordt zes maanden na het evenement verwijderd. Ik kan mijn toestemming op elk moment intrekken door te schrijven naar (U: e-mail); mijn andere antwoorden worden hierdoor niet beïnvloed.
Voor een kind:
Als ouder of houder van het ouderlijk gezag over (voornaam) ga ik ermee akkoord dat zijn of haar allergieën en dieet onder dezelfde voorwaarden worden geregistreerd.
Dit sjabloon vervangt geen juridisch advies. Eventelio vult het niet voor u aan en verspreidt het niet in uw plaats.