eventelio
Modelo de información a los invitados
Anexo D del acuerdo de tratamiento de datos. Estos textos son modelos : el organizador, responsable de los datos de sus invitados, los adapta a su situación (las menciones entre corchetes deben completarse) y los transmite después a las personas afectadas, por ejemplo con el enlace «Encontrar mi sitio» o el mensaje de invitación.
1. Aviso de información a los invitados
Sus datos para la organización de (Usted: nombre del evento)
¿Quién es el responsable? (Usted: nombre de la estructura, dirección, correo electrónico de contacto).
¿Para qué? Para organizar el evento: lista de invitados, respuestas, colocación en mesa, recepción el día D, comidas y, si nos las comunica, sus alergias o su régimen.
¿Con qué base? Nuestro interés legítimo en organizar el evento para (Usted: los novios / nuestro cliente). Para sus alergias y su régimen, que pueden revelar información sobre su salud o sus convicciones: su consentimiento explícito, que puede retirar en cualquier momento.
¿Qué datos? Nombre, apellido, grupo de invitados, adulto o niño, respuesta a la invitación, mesa, llegada el día D y, en su caso, alergias, régimen y una breve precisión.
¿De dónde provienen? (Usted: de usted mismo / de los novios / de nuestro cliente).
¿Quién tiene acceso? (Usted: nuestro equipo), (los novios / nuestro cliente) y los proveedores del evento en lo que les concierne (por ejemplo, el catering para las alergias y dietas). Nuestros datos están alojados en Francia por nuestro proveedor Eventelio (servicio editado por Kévin Moniaux EI, nombre comercial Le Bon Contact), que actúa por nuestra cuenta.
«Encontrar mi sitio» si recibe este enlace, cualquier persona que lo tenga puede encontrar la mesa de un invitado escribiendo su nombre. Solo se muestran el nombre, la inicial del apellido, la mesa y los vecinos de mesa, nunca las alergias, las dietas ni la edad. El enlace se desactiva 30 días después del evento.
Recepción el día D (Usted: eliminar si no procede) su llegada puede registrarse escaneando un código QR personal.
Fotos (Usted: eliminar si no procede) las fotos del evento pueden compartirse en una galería alojada por (Usted: Google Drive / otro servicio). Antes de mostrarlas, la página le avisa de que se cargan desde este servicio. La página de la galería se desactiva un año después del evento.
Asistente de IA (Usted: elegir una frase) «No utilizamos ningún asistente de inteligencia artificial conectado a estos datos.» / «Nosotros o nuestros clientes podemos conectar nuestro propio asistente de inteligencia artificial (por ejemplo ChatGPT, Claude o Le Chat) para preparar el evento. Puede acceder a la lista de invitados, de mesas y al plano, pero no a sus alergias, a su régimen ni a las notas que le conciernen (Usted: eliminar este final de frase si ha incluido estos datos). Algunos de estos servicios están establecidos fuera de la Unión Europea, en particular en Estados Unidos. No puede escribirle por sí mismo: todo mensaje es revisado y enviado por una persona.»
¿Durante cuánto tiempo? Sus alergias y su régimen se eliminan automáticamente seis meses después del evento. Los demás datos se conservan (Usted: duración) y luego se eliminan.
Sus derechos: acceso, rectificación, supresión, limitación, oposición y retirada de su consentimiento para las alergias y el régimen, escribiendo a (Usted: correo electrónico). Puede recurrir a la CNIL (www.cnil.fr).
2. Recogida del consentimiento para las alergias y dietas
Para colocar junto a la pregunta sobre las alergias, en una casilla distinta, nunca marcada de antemano:
Acepto que mis alergias, intolerancias y mi régimen alimentario se registren y se transmitan al catering y al organizador del evento, únicamente para preparar mi comida. Esta información se eliminará seis meses después del evento. Puedo retirar mi consentimiento en cualquier momento escribiendo a (Usted: correo electrónico); mis demás respuestas no se ven afectadas.
Para un niño:
Como padre, madre o titular de la autoridad parental de (nombre), acepto que sus alergias y su régimen se registren en las mismas condiciones.
Este modelo no sustituye el asesoramiento jurídico. Eventelio no lo completa ni lo difunde en su lugar.